Workation: Lohnsteuer und Sozialversicherung

Unter der Wortschöpfung „Workation“ versteht man allgemeinhin eine Verbindung aus Arbeit („work“) und Urlaub („vacation“). Eine Workation ermöglicht es Dienstnehmenden also, Arbeit und Urlaub an einem Ort ihrer Wahl miteinander zu verbinden. Befindet sich der Ort der Workation außerhalb Österreichs, so kann das unter Umständen verschiedene Compliance-Risiken mit sich bringen.

In diesem Teil unserer Workation-Reihe möchten wir anhand des folgenden Fallbeispiels auf die Bereiche Lohnsteuer und Sozialversicherung etwas näher eingehen.

Fallbeispiel: Workation Spanien

Der Festigkeitsberechner Alex arbeitet bei einem österreichischen Unternehmen und möchte in den Sommermonaten Juni, Juli und August remote von Spanien aus arbeiten. Alex kann ein Zimmer im Einfamilienhaus von Verwandten, die in Spanien leben, nutzen.

Alex‘ steuerliche Ansässigkeit bzw. sein Lebensmittelpunkt sowie der gewöhnliche Arbeitsort befinden sich in Österreich. Im Frühjahr diesen Jahres hat Alex bereits 10 Arbeitstage in Spanien verbracht. Insgesamt ist jedoch davon auszugehen, dass Alex im Jahr 2024 weniger als 183 Tage in Spanien verbringen wird.

Lohnsteuer

Ausgangspunkt der steuerlichen Prüfung in diesem Bereich ist die steuerliche Ansässigkeit bzw. der Mittelpunkt der Lebensinteressen von Alex. Als Mittelpunkt der Lebensinteressen im steuerlichen Sinn ist das Gebiet jenes Landes zu verstehen, zu dem die engeren persönlichen und wirtschaftlichen Beziehungen bestehen, wobei im Zweifelsfall die persönlichen regelmäßig die wirtschaftlichen Beziehungen überwiegen. In unserem Fallbeispiel ist davon auszugehen, dass die steuerliche Ansässigkeit von Alex in Österreich liegt.

Da auch der wirtschaftliche Arbeitgeber während der Workation in Österreich verbleibt, wird Alex mit seinen Arbeitseinkünften nur dann in Spanien einkommensteuerpflichtig, wenn er sich während des Steuerjahres 2024 an mehr als 183 Tagen physisch in Spanien aufhält. Bleibt er jedoch unter dieser Grenze, wird sich in unserem Fallbeispiel keine Steuerpflicht aufgrund der Arbeitseinkünfte für Alex in Spanien ergeben.

In derartigen Fällen sollte auch geprüft werden, ob der österreichische Dienstgeber durch die Tätigkeit von Alex eine Betriebsstätte in Spanien begründet. In diesem Fall kann auch bereits vor dem Erreichen der 183-Tage-Grenze eine Lohn- oder Einkommensteuerpflicht entstehen.

Sozialversicherung

Grundsätzlich hängt die Sozialversicherungspflicht vom jeweiligen Urlaubsland sowie der Aufenthaltsdauer ab. Im Fall von Alex kommt die EU VO 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit zur Anwendung.

Eines der Grundprinzipien des europäischen Sozialversicherungsrechts ist, dass eine Person nur in einem Mitgliedstaat gesetzlich versichert sein darf. Welcher Mitgliedstaat das ist, richtet sich eben nach der genannten Verordnung.

Im konkreten Fall einer mit drei Monaten befristeten, vorübergehenden Tätigkeit in Spanien, verbleibt Alex aufgrund seines österreichischen Dienstgebers im österreichischen Sozialversicherungssystem. Die befristete Workation in Spanien löst grundsätzlich keinen Wechsel in die spanische Sozialversicherung aus.

Es ist jedoch zu beachten, dass Alex für diese Tätigkeit eine A1-Bescheinigung als Nachweis, dass in Österreich eine aufrechte Sozialversicherung besteht, benötigt. Die A1-Bescheinigung ist durch den Dienstgeber einzuholen und von Alex während des Auslandsaufenthalts mitzuführen.

In anders gelagerten Fällen, etwa wenn Mitarbeitende regelmäßig außerhalb des Ansässigkeitsstaates des Dienstgebers tätig sind (z.B. Home-Office außerhalb Österreichs), besteht das Risiko, dass sich die gesetzliche Sozialversicherung in den Wohnsitzstaat des Mitarbeitenden verlagert. Für den Dienstgeber bedeutet dies unter Umständen eine Registrierungspflicht im Wohnsitzstaat und eine Verpflichtung zur Abfuhr ausländischer Sozialversicherungsbeiträge. In derartigen Fällen empfiehlt sich jedenfalls eine fallspezifische Einzelfallanalyse.

Exkurs: Betriebsstättenbegründung

Eine (regelmäßige) Tätigkeit des Dienstnehmenden im Ausland kann dazu führen, dass das dienstgebende Unternehmen im anderen Staat eine Betriebsstätte begründet. Das wiederum kann zur Folge haben, dass im Ausland ein Betriebsstättenergebnis zu ermitteln und zu versteuern ist.

Zudem ist im ausländischen Tätigkeitsstaat eventuell mit lohnsteuerlichen Konsequenzen für den österreichischen Dienstgeber zu rechnen.

Wenn es in Ihrem Unternehmen derartige Fälle mit regelmäßiger grenzüberschreitender Tätigkeit – beispielsweise im Home-Office – gibt, empfehlen wir eine fachliche Einschätzung aus steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Sicht vorzunehmen, um die Compliance Ihres Unternehmens sicherzustellen. Das P&O Team steht Ihnen sehr gerne beratend zur Seite.

Für Workation Fälle in Ihrem Unternehmen empfehlen wir Ihnen außerdem unsere toolbasierte Lösung, das Remote Work Tool. Sehr gerne vereinbaren wir bei Interesse einen unverbindlichen Termin für eine Live- Demo des Tools!